Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter: Best Practices (und Vorlage)

Das Wichtigste in Kürze: Was gehört alles zur Einarbeitungszeit? 

Die Einarbeitungszeit ist weit mehr als nur „Hier ist Ihr Schreibtisch, viel Erfolg!“. Sie ist ein gut geplanter Prozess, der neue Mitarbeitende nicht nur mit Aufgaben, sondern auch mit der Unternehmenskultur verbindet. Das gilt genauso für Trainer und Coaches, die ihre Kunden onboarden: Ein klar strukturierter Einstieg ist der Schlüssel für langfristigen Erfolg und Zufriedenheit.

Damit der Einstieg ein voller Erfolg wird, gehören diese Bausteine unbedingt dazu:

1. Einführung in die Unternehmenskultur:
   Unternehmenskultur zeigt sich nicht in ein paar motivierenden Postern mit Sprüchen, die niemand ernst nimmt – es geht um gelebte Werte, echte Normen und die Art, wie im Alltag miteinander gearbeitet wird. Wie wird kommuniziert? Wie treffen Teams Entscheidungen? Was ist dem Unternehmen wirklich wichtig?
2. Kennenlernen der Arbeitsaufgaben und Prozesse:
   Was genau ist eigentlich zu tun? Und wie? Eine klare Anleitung zu Aufgaben, Tools und Zielen macht den Unterschied zwischen produktivem Start und Ratlosigkeit. Mit kleinen Erfolgserlebnissen steigt die Motivation gleich zu Beginn.
3. Integration ins Team:
   Niemand möchte wie das neue Kind auf dem Schulhof am Rand stehen. Ein offenes Willkommen durch das Team, gemeinsame Lunches oder Teambuilding-Aktionen sorgen dafür, dass Neulinge nicht nur Kollegen, sondern auch ein Wir-Gefühl kennenlernen.
4. Mentoring und Feedback:
   Ein fester Ansprechpartner ist wie der persönliche Reiseführer durch die ersten Wochen. Mit regelmäßigen Feedbacks und der Möglichkeit, jederzeit Fragen zu stellen, bleibt die Orientierung immer klar.
5. Einarbeitungsplan mit klaren Meilensteinen:
   Ohne Plan, kein Fortschritt. Mit einem klaren Fahrplan wissen neue Mitarbeitende, welche Schritte wann anstehen – und wann die Ziele erreicht sein sollen. Struktur schafft Vertrauen und nimmt Unsicherheiten.
6. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen:
   Niemand weiß alles von Tag eins an. Spezielle Trainings und Weiterbildungen sind das Upgrade, das Neue brauchen, um in ihrem Job zu glänzen – besonders in komplexen Bereichen wie IT oder Technik.
7. Regelmäßige Check-ins mit der Führungskraft
   Ein kurzes „Wie läuft’s?“ kann Wunder wirken. Check-ins sind nicht nur eine Möglichkeit, Fortschritte zu besprechen, sondern zeigen auch, dass Sie Ihre Mitarbeitenden ernst nehmen und unterstützen.

Wieso Sie einen Einarbeitungsplan benötigen 

Stellen Sie sich vor, Sie starten eine Reise ohne Karte, ohne Ziel und ohne Wegbeschreibung. Klingt chaotisch? Genau so fühlt sich die erste Zeit für neue Mitarbeitende an, wenn ein Einarbeitungsplan fehlt. Hier sind die Hauptgründe, warum ein gut durchdachter Plan nicht nur sinnvoll, sondern essenziell ist:

1. Klarheit von Anfang an: Neue Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird – das reduziert Unsicherheiten und erleichtert den Einstieg.
2. Schnellere Produktivität: Ein strukturierter Ansatz beschleunigt den Prozess, in dem Mitarbeitende ihre Aufgaben verstehen und umsetzen können.
3. Weniger Fehler: Wer die richtigen Schritte lernt, vermeidet von Anfang an Missverständnisse und unnötige Fehler.
4. Mitarbeiterbindung: Eine gut durchdachte Einarbeitung zeigt Wertschätzung und steigert die Motivation.
5. Stressabbau: Der Plan schafft Orientierung für alle Beteiligten und reduziert unnötige Hektik.
6. Zeit und Ressourcen sparen: Ein gut geplanter Ablauf vermeidet Doppelarbeit und ineffiziente Kommunikation.

Übrigens: In einer Studie von Glassdoor, durchgeführt von der Brandon Hall Group, fanden Forscher heraus, dass ein starkes Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82 % verbessert. Zudem steigert eine gute Einarbeitung die Produktivität neuer Mitarbeitender um mehr als 70 %.

Wie lange dauert die durchschnittliche Einarbeitungszeit? 

In den meisten Fällen dauert die Einarbeitungszeit etwa 3 bis 6 Monate

Trotz der Individualität je nach Situation gibt es einige Richtwerte: In den meisten Fällen dauert die Einarbeitungszeit etwa 3 bis 6 Monate. 

Für Positionen mit klar definierten Aufgaben und Prozessen, wie in administrativen oder unterstützenden Rollen, reichen oft schon ein paar Wochen bis 3 Monate. 

Doch je komplexer die Aufgaben, desto länger der Zeitraum: Fach- und Führungspositionen oder Branchen wie IT und Medizin können eine Einarbeitungszeit von bis zu einem Jahr erfordern.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die persönliche Lernkurve. Mitarbeitende, die Unterstützung vom Team und regelmäßiges Feedback erhalten, können sich schneller einarbeiten und fühlen sich sicherer. 

Daher ist es wichtig, den Prozess flexibel zu gestalten und regelmäßig anzupassen. Denn am Ende zählt nicht nur, wie schnell es geht, sondern wie gut der Einstieg gelingt.

Die 3 Phasen der Einarbeitung 

Die Einarbeitungszeit lässt sich in 4 klar definierte Phasen unterteilen. Jede dieser Phasen spielt eine wichtige Rolle dabei, neue Mitarbeitende nicht nur fachlich, sondern auch sozial und kulturell im Unternehmen zu integrieren:

Phase 1: Vorbereitung

Noch bevor der erste Arbeitstag beginnt, wird der Grundstein für eine gelungene Einarbeitung gelegt. Ein vorbereiteter Arbeitsplatz, eine informierte Belegschaft und vielleicht ein persönliches Willkommensgeschenk signalisieren: „Wir freuen uns, dass Sie da sind.“ Diese kleinen Details schaffen von Anfang an ein Gefühl der Wertschätzung.

Phase 2: Orientierung

Die ersten Tage sind eine Mischung aus Spannung und Neugier. Jetzt geht es darum, den neuen Mitarbeitenden Sicherheit zu geben. Eine strukturierte Einführung mit Rundgängen, der Vorstellung im Team und ersten Schulungen sorgt dafür, dass Unsicherheiten schnell abgebaut werden. Hier wird die Grundlage geschaffen, damit sich die Neulinge im neuen Umfeld schnell zurechtfinden.

Phase 3: Einarbeitung

Sobald die Grundlagen sitzen, beginnt die eigentliche Einarbeitung. Schritt für Schritt übernehmen die neuen Mitarbeitenden mehr Verantwortung und lernen, Prozesse sowie Tools effektiv einzusetzen. Regelmäßige Feedbackgespräche sind in dieser Phase besonders wichtig, um Erfolge sichtbar zu machen und Unsicherheiten frühzeitig aufzugreifen.

Phase 4: Integration

Jetzt geht es um den Feinschliff: Die soziale und kulturelle Eingliederung. Neue Mitarbeitende sollen nicht nur fachlich sicher sein, sondern sich auch als vollwertiges Mitglied des Teams fühlen. Gemeinsame Projekte, Teambuilding-Maßnahmen oder einfach ein herzliches Miteinander helfen, die Unternehmenskultur zu verinnerlichen und das „Wir-Gefühl“ zu stärken.

Typische Fehler bei der Einarbeitungszeit 

Auch mit den besten Absichten kann in der Einarbeitungszeit einiges schiefgehen. Diese typischen Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

1. Kein klarer Plan
   Ohne einen strukturierten Einarbeitungsplan fühlen sich neue Mitarbeitende schnell verloren. Spontanes „Einfach mal mitlaufen“ führt selten zum Erfolg.
2. Überforderung oder Unterforderung
   Zu viele Informationen auf einmal sind ebenso problematisch wie Langeweile. Die Balance zwischen Herausforderungen und machbaren Aufgaben ist entscheidend.
3. Fehlende Ansprechpartner
   Wer keine feste Ansprechperson hat, zögert oft, Fragen zu stellen, und bleibt mit Unsicherheiten allein. Ein Mentor kann hier viel bewirken.
4. Unzureichende Kommunikation
   Werden Erwartungen und Feedback nicht regelmäßig besprochen, kann es zu Missverständnissen kommen, die den gesamten Prozess behindern.
5. Teamintegration vernachlässigen
   Neue Mitarbeitende fühlen sich oft außen vor, wenn das Team sie nicht aktiv aufnimmt. Der soziale Anschluss ist genauso wichtig wie das Erlernen der Aufgaben.
6. Zu kurze Einarbeitungszeit
   Schnelligkeit ist nicht immer eine Tugend. Wer zu früh eigenverantwortlich arbeitet, ohne die Grundlagen sicher zu beherrschen, macht oft vermeidbare Fehler.

Vorlage Einarbeitungszeit

Betrachten Sie diese Vorlage als flexibel und nicht in Stein gemeißelt – sie lässt sich individuell an die Anforderungen der Position, des Unternehmens und die Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden anpassen. 

Wichtig ist, dass der Plan nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern auch die soziale und kulturelle Integration unterstützt. So gelingt die Einarbeitungszeit auf allen Ebenen!

Hier ein Beispiel, wie ein Einarbeitungsplan aussehen könnte: 

Woche 1: Orientierung und Kennenlernen

• Begrüßung und Vorstellungsrunde im Team
• Arbeitsplatz und Arbeitsmittel bereitstellen
• Einführung in Unternehmenswerte und -kultur
• Grundlegende Arbeitsprozesse und Tools erklären
• Ansprechpartner und Mentor zuweisen

Woche 2–4: Einarbeitung in Aufgaben

• Vermittlung konkreter Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Schulungen zu Software, Prozessen oder rechtlichen Vorgaben
• Praktische Übungen oder erste kleinere Projekte übernehmen
• Regelmäßige Check-ins mit dem Vorgesetzten

Monat 2–3: Eigenständiges Arbeiten und Feedback

• Schrittweise Übernahme von Verantwortung
• Regelmäßiges Feedback zu Fortschritten und Fragen
• Vertiefende Schulungen oder Weiterbildungen, falls nötig
• Integration in Meetings und Teamaktivitäten

Monat 4–6: Integration und Weiterentwicklung

• Reflexionsgespräch mit Feedback von beiden Seiten
• Definition von mittelfristigen Zielen und Entwicklungsmöglichkeiten
• Abschluss der Einarbeitung und offizieller Übergang zur eigenständigen Tätigkeit

Für Berater, Coaches & Trainer: Wie funktioniert ein Kunden-Onboarding? 

Zufriedene Kunden bleiben nicht nur länger, sondern empfehlen Ihre Expertise auch weiter

Onboarding-Prozesse sind nicht nur für Unternehmen relevant, sondern auch ein entscheidender Erfolgsfaktor für Berater, Coaches und Trainer. 

Egal, ob Sie externe Unterstützung für Firmen leisten oder Ihre Kunden direkt betreuen – ein professionelles Kunden-Onboarding stellt sicher, dass Ihre Dienstleistungen optimal genutzt werden und von Anfang an eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entsteht. 

Zufriedene Kunden bleiben nicht nur länger, sondern empfehlen Ihre Expertise auch weiter.

Hier sind die wesentlichen Schritte für ein erfolgreiches Kunden-Onboarding:

1. Willkommenskommunikation

Der erste Eindruck zählt – auch hier. Begrüßen Sie neue Kunden persönlich mit einer klaren und freundlichen Kommunikation:

• Versenden Sie eine Willkommens-Mail oder führen Sie ein Begrüßungstelefonat.
• Stellen Sie hilfreiche Materialien wie Handbücher, Tutorials oder Videos bereit, die den Einstieg erleichtern.
• Erläutern Sie, was Ihre Kunden in den nächsten Schritten erwarten können, damit sie sich sicher und gut betreut fühlen.

2. Einführung in die Nutzung des Angebots

Ob Software, Dienstleistungen oder persönliche Strategien – eine klare Einführung in die Nutzung Ihrer Angebote ist essenziell.

• Bieten Sie detaillierte Anleitungen zur Einrichtung und Nutzung Ihrer Produkte oder Services an.
• Führen Sie persönliche Schulungen, Webinare oder Workshops durch, um die wichtigsten Funktionen oder Methoden zu erklären.
• Gehen Sie individuell auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Kunden ein, um einen optimalen Einstieg zu gewährleisten.

3. Kontinuierliche Unterstützung

Onboarding endet nicht nach den ersten Tagen. Kontinuität in der Betreuung sorgt dafür, dass Kunden Ihre Expertise nachhaltig nutzen können:

• Führen Sie regelmäßige Check-ins und Follow-up-Gespräche, um Fragen zu beantworten und Probleme zu klären.
• Seien Sie mit einem Support-Team oder als direkter Ansprechpartner erreichbar, falls technische oder inhaltliche Unterstützung benötigt wird.

4. Feedback und Optimierung

Lernen Sie von Ihren Kunden und verbessern Sie den Prozess kontinuierlich:

• Bitten Sie aktiv um Feedback, um den Onboarding-Prozess auf Schwachstellen oder Optimierungspotenziale zu prüfen.
• Passen Sie Ihren Ansatz an die Rückmeldungen an, um noch besser auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingehen zu können.

Tools für eine optimierte Einarbeitungszeit 

Mit moderner Onboarding-Software können Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten, automatisieren und individuell auf Ihre Zielgruppe zuschneiden – egal ob für interne Mitarbeitende oder für Ihre Kunden als Berater und Coaches. 

Tools wie Easy LMS bieten vielseitige Funktionen für einen reibungslosen Start:

• Automatisierte Begrüßungsnachrichten: Personalisierte und vollautomatische – Willkommens-Mails mit wichtigen Infos und Ressourcen.
• Virtuelle Meetings und Workshops: Planen Sie digitale Einführungen oder Schulungen, um Teams oder Kunden reibungslos zu integrieren.
• Aufgaben und Checklisten: Verfolgen Sie Fortschritte mit automatisierten To-Do’s und stellen Sie sicher, dass alles erledigt wird.
• Dokumente bereitstellen: Verträge und Richtlinien sicher versenden und DSGVO-konform digital unterzeichnen lassen.
• Erinnerungen und Follow-ups: Automatische Nachfass-E-Mails sorgen dafür, dass keine Schritte vergessen werden.
• Ressourcen- und Zugangsmanagement: Organisieren Sie Geräte und Zugriffe, damit alles pünktlich bereitsteht.
• Kundenspezifische Inhalte für Coaches: Erstellen Sie maßgeschneiderte Schulungen, Workshops und Assessments für Ihre Kunden.
• Integration von Lernmodulen: Bieten Sie Mitarbeitenden oder Kunden Schulungen, Tests und Lernmaterialien direkt auf einer Plattform an.

Testen Sie gerne noch heute kostenfrei unsere LMS Plattform. 

Nützliche Ressourcen

1. StrongDM
2. LinkedIn
3. Hubspot

FAQ: Häufig gestellte Fragen