Hoe je het beste LMS-prijsmodel kiest

Verschillende LMS-prijsmodellen

Uit een recente enquête van GetApp bleek dat een veel voorkomende zorg in het bedrijfsleven het uitgeven van te veel geld is wanneer er nieuwe software wordt uitgekozen. Hierbij wordt onvoldoende aandacht gegeven aan de functies, veiligheid, en integraties [1].

Als je een LMS voor jouw organisatie zoekt, ben je waarschijnlijk benieuwd naar welke prijsmodellen er zijn en welke je moet kiezen. Daarom lichten we een aantal verschillende prijsmodellen toe [2] [3].

Model 1: Vaste licentie + onderhoudskosten

Als geen interesse hebt in maandelijkse of jaarlijkse kosten kun je overwegen om voor een LMS te gaan dat "volledig" eigendom aanbiedt. Dit model, ook wel een vaste licentie, is de ouderwetse manier. Het klinkt je financiële afdeling waarschijnlijk als muziek in de oren, maar verkijk je hier niet op.

Dit prijsmodel gaat vaak gepaard met uitbundige jaarlijkse contracten

Allereerst moet je waarschijnlijk instelkosten betalen omdat het zo ingewikkeld is. In de meeste gevallen moet je ook software op de lokale bedrijfscomputers installeren. Het LMS neemt hierdoor ruimte op de harde schijf in beslag in plaats van dat het LMS te bereiken is vanuit de cloud.

Het probleem is echter dat je vervolgens jaarlijkse kosten moet betalen of dat je elke keer dat er iets niet meer werkt en gerepareerd moet worden (wat gegarandeerd gaat gebeuren) onderhoudskosten moet betalen. Dit model gaat vaak gepaard met uitbundige jaarcontracten waarbij je vooraf een hoop geld moet betalen en vervolgens maar op het beste moet hopen.

Model 2: Cloud-abonnement en betalen per gebruiker

Dit prijsmodel is het meest voorkomend bij Learning Management Systems die vanuit de cloud werken. Hierbij heb je verschillende typen abonnementen met elk verschillende functies. Elk abonnement heeft een verschillend maximum aantal gebruikers (hiermee bedoelen we studenten of deelnemers, bijvoorbeeld de mensen die je lesmateriaal moeten leren). Afhankelijk van de LMS-leverancier zijn dit al dan niet geregistreerde gebruikers:

• Per gebruiker betalen: In dit geval betaal je voor elke persoon die het LMS gebruikt, ongeacht of ze geregistreerd zijn of niet. Hierdoor heb je minder last van het voortdurend aanmaken en verwijderen van gebruikers, maar het kan vrij duur zijn als je een groot aantal gebruikers nodig hebt. 
• Per aantal geregistreerde gebruikers betalen: In dit geval moet elke gebruiker in het LMS geregistreerd zijn (ofwel logingegevens hebben aangemaakt) om het LMS-platform te kunnen gebruiken. Hierdoor moet je regelmatig gebruikers toevoegen en verwijderen om het plekje voor een nieuw iemand vrij te maken.
• Per aantal actieve gebruikers betalen: Dit klinkt als de optie die qua kosten het meest efficiënt is, maar het kan lastig zijn om bij te houden en overzicht te houden. Je betaalt enkel voor het aantal gebruikers die je LMS tijdens een specifieke facturatieperiode (bijvoorbeeld per maand of kwartaal) hebben gebruikt. Afhankelijk van de duur van de facturatieperiode is het mogelijk niet meer interessant. Namelijk, als gebruikers voortdurend komen en gaan betaal je mogelijk voor "actieve" gebruikers die niet meer echt actief zijn.

Model 3: Cloud-abonnement en een onbeperkt aantal gebruikers

Bij dit model betaal je de kosten van het LMS per maand of per jaar. De licentie biedt de mogelijkheid een onbeperkt aantal gebruikers aan te maken, of ze nou actief zijn of niet. Als je verschillende Learning Management Systems gaat evalueren, is het wijs om te controleren of er geen opstartkosten of contracten nodig zijn. De licentie bestaat vaak uit drie tot vier verschillende niveaus met elk andere beschikbare functies.

Model drie biedt de meeste flexibiliteit

Mogelijk moet je naar een duurder abonnement upgraden als je toegang wilt krijgen tot meer functionaliteit. Omdat het abonnement een contract is bestaande uit één maand of één jaar is het vrij gemakkelijk om naar een andere LMS-leverancier over te stappen. Model drie biedt je hierdoor de meeste flexibiliteit. Daarnaast hoef je je ook niet bezig te houden met het voortdurend toevoegen, verwijderen of bijhouden van het aantal gebruikers.

Model 4: Prijs op maat

Grote organisaties geven vaak de voorkeur aan een prijsafspraak en LMS op maat in plaats van een kant-en-klare oplossing. Sommige LMS-organisaties specialiseren zich hierin. Het maken van deze maatoplossingen voor grote bedrijven kan een lang en moeizaam proces met zich meebrengen.

Na vele meetings, goedkeuringen, verzoeken en aanpassingen is het LMS dan eindelijk klaar voor gebruik. Het voordeel is dat het bedrijf een tool krijgt die precies is aangepast op hun behoeften. De nadelen zijn de hoge kosten en het lange proces. Daarom gaan sommige grote bedrijven alsnog voor kant-en-klare learning management systems.

Welk LMS-prijsmodel is het beste?

Het kiezen van het prijsmodel dat het beste bij jou past is afhankelijk van de aangeboden prijs en aangeboden dienst. Echter, na het lezen van alle verschillende modellen hierboven heb je waarschijnlijk al een voorkeur. Namelijk prijsmodel 3: Een Cloud-abonnement en een onbeperkt aantal gebruikers. Laat dat nou net het prijsmodel van Easy LMS zijn!

Easy LMS heeft een uniek prijsmodel bedacht door sessies van deelnemers te limiteren

Wat is het prijsmodel van Easy LMS?

Indien je onze pagina met prijzen al hebt bekeken, is je waarschijnlijk opgevallen dat wij geen kosten per gebruiker rekenen. Wij hebben drie hoofdabonnementen met elk andere functies en een beperkt aantal deelnemerssessies.

En dat is niet zomaar. Easy LMS is ooit begonnen als tool voor quizzen met een groot aantal pogingen per deelnemer. Omdat het een quiz was, moesten mensen de mogelijkheid hebben om ongeregistreerd te kunnen spelen, wat trouwens met onze tool nog steeds mogelijk is. Daarom hebben we een uniek prijsmodel bedacht waarbij we het aantal sessies van deelnemers limiteren. Een deelnemerssessie staat gelijk aan het maken van één cursus, examen of andere vorm van lesmateriaal. Een persoon kan meerdere pogingen krijgen, of meerdere personen kunnen één poging tot hun beschikking hebben. Alles is mogelijk. Als je meer wilt weten over sessies van deelnemers, lees dan hier verder.

Daarom was het voor ons niet logisch om per gebruiker kosten te rekenen. Destijds was dit onbewust, maar ons uniek prijsmodel heeft ondertussen steeds meer klanten aangetrokken omdat ook zij niet per gebruiker wilden betalen. We hebben zelfs een tijdje een prijsmodel overwogen gebaseerd op "actieve gebruikers", maar uiteindelijk hebben we op basis van feedback van onze klanten voor "deelnemerssessies" als prijsmodel gekozen. We zijn ervan overtuigd dat het jou ook bevalt 🙃.

Handige bronnen

1. GetApp
2. eLearning Industry
3. Capterra

Veelgestelde vragen