Jouw sleutel tot succes: Hoe je de voortgang meet van medewerkers die getraind worden

Waarom is het belangrijk de voortgang van medewerkerstraining bij te houden?

Laten we beginnen met een uitspraak van Robin Sharma [1], één van 's werelds top vijf experts op het gebied van leiderschap wereldwijd: "Wat wordt gemeten, wordt verbeterd". Echter, deze waarheid kan worden ondermijnd door het fenomeen genaamd het Ringelmann-effect [2]. Veel organisaties krijgen hier mee te maken, maar wat is het precies?

Heb je mensen ooit horen zeggen: "Gedeelde verantwoordelijkheid betekent geen verantwoordelijkheid"? Maximilien Ringelmann (1861-1931) ontdekte dat mensen minder moeite doen zodra het aantal mensen in een groep toeneemt. Terwijl een organisatie dus meer en meer mensen aanneemt, wordt elke medewerker mogelijk iets minder effectief.

Het bijhouden van de voortgang van medewerkerstraining voorkomt dit effect! Als je tastbare rapportages hebt over de voortgang van de training van medewerkers kun je:

• Ontdekken waar het aan kennis ontbreekt.
• Trainingsmateriaal verbeteren.
• Elke medewerker inzicht bieden in wat ze zouden moeten verbeteren, en daarmee de bijdrage van elke medewerker vergroten.
• De Return On Investment (ROI) berekenen. Moeten we onze voortdurende scholing voortzetten of een andere aanpak proberen?

Wij geloven dat het bijhouden van de voortgang van medewerkers hen helpt om het beste uit zichzelf te halen! 

Het bijhouden van de voortgang van medewerkers helpt hen het beste uit zichzelf te halen

Medewerkersvoortgang bijhouden via "ouderwetse" methoden

De behoefte om medewerkersvoortgang bij te houden is niet nieuw. Sommige "ouderwetse" of traditionele methoden voor het meten van de algehele medewerkersvoortgang omvatten:

• Jaarlijkse voortgangsgesprekken met HR. Bij deze methode voeren de medewerker en HR een gesprek over welke projecten de medewerker het laatste jaar heeft gedaan. Dit is een kans om diens meest significante bijdragen te bespreken, maar ook wat er verbeterd moet worden. Een nadeel van deze methode is dat HR volledig afhankelijk is van wat de medewerker zegt, terwijl niet alles per se correct of te verifiëren is.
• Checklists. Dit kunnen bijvoorbeeld eenvoudige checklists zijn met de taken die een medewerker gedurende een kwartaal of jaar moet voltooien. Een checklijst waarbij het meeste is afgevinkt ✔ is een teken van voortgang. Checklists zijn een eenvoudige methode die het beste werkt als dit gecombineerd wordt met andere methoden, zoals hier besproken.
• Beoordelingen van collega's. Sommige organisaties vragen collega's om elkaar te beoordelen op verschillende vlakken, waaronder prestatie, kennis en vaardigheden. Dit heeft een positief effect als iedereen bereid is zonder vooroordeel zijn oordeel te geven. Het beoordelen van collega's kan ingewikkeld zijn omdat mensen op het werk vaak groepen vormen. HR kan onmogelijk alle groepen in kaart brengen. Deze vorm van beoordeling zorgt er mogelijk ook voor dat iemand als zondebok wordt neergezet [2].
• Zelfbeoordeling. Dit is een methode waarbij medewerkers aan de hand van een tijdlijn opschrijven wat zij denken dat ze goed hebben gedaan en wat ze kunnen verbeteren. Volgens het Dunning-Kruger-effect [3] kunnen zelfbeoordelingen een erg vertekend beeld geven 😅, daarom zou dit niet de enige vorm van het meten van de voortgang moeten zijn.
• Het toetsen van kennis. Industrieën en bedrijven die hoog opgeleid personeel nodig hebben, moeten zorgen dat die medewerkers voldoende vaardigheden hebben om hun werk goed te doen. Het regelmatig toetsen van kennis kan dit waarborgen. Zowel werkgevers als werknemers krijgen meer inzicht in medewerkersvoortgang. Deze methode levert echter mogelijk een hoop administratief werk op omdat de toetsen becijferd en bewaard moeten worden.

Welke statistieken zou je moeten gebruiken om de voortgang van training te meten?

Om voortgang accuraat meetbaar te maken, moet je op zijn minst de volgende statistieken bijhouden:

• Cursusvoortgang. Hoe ver in het trainingsprogramma zijn je medewerkers? Lopen ze ergens vast? Door de cursusvoortgang bij te houden, kun je inschatten hoeveel ondersteuning vereist is om te zorgen dat de training wordt afgerond.
• Voltooiingspercentage. Om actief begeleiding aan te kunnen bieden, moet je kunnen zien wie de Cursus of het Examen voltooid hebben.
• Slagingspercentages. Lukt het je personeel om hun training te voltooien? De cijfers zijn natuurlijk een sterke indicator die aantoont hoeveel kennis ze hebben onthouden. Daarnaast kun je ook per persoon kijken welke scores zijn behaald. Welke vragen worden door de meeste mensen fout beantwoord? Dit resultaat kan aantonen dat de vraag te moeilijk was of de Cursus essentiële informatie miste.
• Gemiddelde cijfers van toetsen. De gemiddelde cijfers geven je een idee van het gemiddelde kennisniveau van je personeel. Door naar individuele- of groepscijfers te kijken, krijg je zelfs nog meer inzicht.

Houd medewerkersvoortgang bij met een Learning Management System

Een LMS biedt rapportages die inzicht geven in de voortgang per persoon en per groep

Online trainingsplatforms bieden functies voor uitgebreide rapportages aan waarmee je de slagingspercentages, het behoud van kennis en functieniveaus kunt meten.
Een Learning Management System (LMS) vervangt of verplaatst de meeste gedateerde methoden voor het bijhouden van medewerkerstraining en levert ook nog eens betere resultaten op.

Alle gegevens zullen zich op één centrale plek bevinden. Een LMS biedt daarbij rapportages die inzicht geven in de voortgang per persoon of per groep. Het geeft ook waardevolle inzichten in het trainingsmateriaal. Hierdoor kun je gedurende de training het programma evalueren en steeds beter maken.

Houd trainingsvoortgang bij met Easy LMS

Easy LMS bevat alle functies voor het maken van Examens en Cursussen voor medewerkerstraining. Het bevat ook rapportagemogelijkheden waarmee je de voortgang van medewerkers kunt bijhouden:

• In real-time toetsrapportages bekijken. Maak en deel toetsen met je doelgroep en houd vervolgens de hun voortgang in de gaten. De weergave van mensen die een toets of examen aan het maken zijn,  wordt in real-time getoond. Easy LMS geneert automatisch hun cijfers en dus kun je de individuele resultaten analyseren van Cursussen, Examens, of Assessments. Exporteer alles naar Excel en maak grafieken om de cijfers nog uitgebreider te kunnen analyseren! 
• Bekijk in de Academy de resultaten per afdeling. Maak met de Academy een portaal in de stijl van jouw organisatie. Vervolgens maak je groepen medewerkers per afdeling of bijvoorbeeld per functieniveau. Bekijk de resultaten per groep en vergelijk ze met die van andere groepen. Het voortgangsrapport geeft je een overzicht van wie de Cursus of het Examen nog niet heeft gemaakt en stuurt diegene een herinneringsmail.
• Bekijk alle resultaten per specifieke medewerker. Bereid je medewerker voor op zijn of haar jaarlijkse voortgangsgesprek door de rapportage van alle jaarlijkse activiteiten te downloaden. Exporteer alles naar Excel en sla het op in je bedrijfsarchief. Het is ook mogelijk deze informatie met instanties voor compliance te delen.

Wil jij weten hoe klanten van Easy LMS de rapportagefunctie gebruiken? Lees en bekijk de case study: Hal Aluminium México. IT Supervisor María de los Angeles Fuentes geeft aan dat het meten van hun training aan de hand van voltooiingspercentages en cijfers de motivatie van hun medewerkers heeft versterk.

Liever zelf een kijkje nemen? Neem een gratis proefabonnement!

Handige bronnen

1. Robin Sharma
2. Wikipedia
3. TED.Ed

Veelgestelde vragen