Onboarding digitale di successo: la guida completa

Definizione: cos'è l'onboarding digitale?

L'onboarding dei nuovi dipendenti è sempre un processo complesso

L'onboarding dei nuovi dipendenti è sempre un processo complesso. Non si tratta soltanto di trasmettere le informazioni ma anche di integrare al meglio i nuovi arrivati nel team e dare loro un caloroso benvenuto.

Un mix bilanciato di informazioni chiare, supporto mirato e integrazione sociale assicura che la partenza della nuova relazione di lavoro sia il più dolce possibile.

Oggi, i team HR e i business owner hanno l'accesso a diversi strumenti digitali che semplificano in modo significativo il processo di onboarding.

L'onboarding non si svolge più seduti negli uffici tradizionali, ma attraverso canali digitali. La formazione, la condivisione delle informazioni e i meeting tra i membri del team sono realizzati online, a volte anche in modo automatico. Elementi come i video, i webinar e i moduli e-learning rendono il processo più efficiente e flessibile. 

Come funziona l'onboarding digitale?

Il tuo viaggio all'interno della nuova azienda inizia addirittura prima del tuo primo giorno di lavoro! Nell'onboarding digitale, tutto segue un piano chiaro. Ottieni subito l'accesso ad una piattaforma digitale centralizzata dove tutte le informazioni importanti e i documenti della tua azienda, nonché i tuoi futuri task, sono disponibili in un unico luogo.

Nel tuo primo giorno, vieni guidato tramite un portale di onboarding che ti dà il benvenuto con dei saluti virtuali, una formazione interattiva e dei moduli coinvolgenti. In questo modo puoi assimilare delle informazioni sui valori dell'azienda, la struttura del team e i processi di lavoro.

E la parte migliore? Nelle settimane seguenti, si aggiungeranno altre sessioni di formazione, mentre dei regolari feedback ti garantiranno di essere rapidamente pronto a iniziare il lavoro!

Quali sono i vantaggi dei processi di onboarding digitale

I processi di onboarding digitale offrono molteplici vantaggi:

• Flessibilità: Non importa dove si trovano i tuoi dipendenti, l'onboarding digitale gli offre tutte le informazioni che gli occorrono a prescindere dal momento o dal luogo. Si tratta di un grandissimo vantaggio, soprattutto per i team internazionali o da remoto. I dipendenti possono seguire il processo al loro ritmo, preparandosi perfettamente per il loro nuovo ruolo.
• Automazione e risparmio di tempo: Grazie all'automatizzazione di molti step come la distribuzione di documentazione o i moduli di e-learning, il processo di onboarding diventa non solo più veloce ma anche privo di errori. Questo risparmia tempo e assicura che i tuoi nuovi dipendenti siano pronti a lavorare al più presto.
• Aggiornamento continuo: Visto che sono tutti conservati in un unico luogo, le presentazioni e i contenuti formativi possono essere aggiornati e gestiti velocemente - mantenendo il tuo onboarding sempre aggiornato.
• Coerenza e personalizzazione: I nuovi dipendenti sono sottoposti a delle formazioni standardizzate per assicurare che tutti quanti ricevano le stesse informazioni importanti. Nello stesso tempo, il contenuto è flessibile e può essere pensato in modo particolare per un ruolo o per i bisogni di una persona.
• Fonte di informazione centralizzata: Tutte le informazioni importanti, i materiali formativi e i documenti sono accessibili in qualunque momento da una location centralizzata. In questo modo per i nuovi dipendenti trovare tutte le risorse di cui hanno bisogno senza grandi ricerche è facilissimo.
• Maggiore ritenzione da parte del dipendente: Un onboarding poco pianificato può far sentire i dipendenti sovraccarichi oppure non ben integrati - portando nei peggiori casi a delle dimissioni premature. L'onboarding digitale professionale assicura che i nuovi membri del team si sentono ben accolti e ben formati.

Struttura: cosa include un buon onboarding digitale?

Un onboarding digitale di successo comprende alcuni elementi chiave che, messi insieme, assicurano un'introduzione chiara ed efficiente ai nuovi dipendenti.

Veniamo quindi al nocciolo della domanda: come funziona nella pratica? Basta teoria, andiamo al dunque!

Ecco i componenti centrali di un onboarding digitale di successo:

1. Presentazione dell'azienda e dei suoi valori

Un forte onboarding inizia con una chiara presentazione dell'azienda

Un forte onboarding inizia con una chiara presentazione dell'azienda. I nuovi dipendenti devono capire il senso dell'azienda, la sua storia e in che modo tutto viene strutturato. Deve includere una panoramica della visione, della missione e dei valori dell'azienda. Anche il team di leadership e le principali sedi devono essere presentati in modo che i nuovi dipendenti abbiano una visione chiara dell'azienda.

2. Presentazione dei processi dell'azienda

I nuovi dipendenti hanno bisogno di una chiara panoramica dei processi e dei workflow chiave all'interno dell'azienda, sia a livello di tutta l'azienda che di singolo dipartimento. Una presentazione degli strumenti software, delle piattaforme, e dei canali di comunicazione interna usati è inoltre cruciale per aiutare i nuovi dipendenti a orientarsi rapidamente all'interno dell'azienda.

3. Formazione obbligatoria e specifica al ruolo

La formazione è una parte essenziale dell'onboarding. Oltre alla formazione obbligatoria, devi anche offrire una formazione specifica al ruolo. Tali formazioni possono essere svolte sotto forma di moduli e-learning che da completare in modo individuale e flessibile. Questo assicura che ogni dipendente acquisisce gli skill e le informazioni relative alla sua posizione.

4. Documenti e risorse centralizzati

Un grosso vantaggio dell'onboarding digitale è l'accesso facile a tutti i documenti e le risorse importanti. I nuovi dipendenti devono avere accesso a una piattaforma centrale dove tutti i formulari, i manuali e le linee guida necessari sono facili da trovare. Soluzioni come Easy LMS semplificano questa implementazione.

5. FAQ

Una sezione FAQ ben strutturata nello strumento di onboarding è di grande aiuto

I nuovi dipendenti hanno spesso molte domande pratiche durante le loro prime settimane - sui congedi di malattia, sull'organizzazione delle ferie o i contatti nel dipartimento delle risorse umane. Una sezione FAQ ben strutturata nello strumento di onboarding è di grande aiuto per rispondere a queste domande velocemente, rimuovendo ogni dubbio per i nuovi assunti.

6. Integrazione e social networking

L'integrazione sociale svolge un ruolo fondamentale nel processo di onboarding. Ti consigliamo di offrire delle piattaforme di scambio e di networking con i colleghi. Dei meeting virtuali con caffè, chat di gruppo o social media interni aiutano i nuovi dipendenti a creare legami in breve tempo e sentirsi parte del team.

7. Controlli e feedback regolari

I feedback regolari sono indispensabili per assicurare che i nuovi dipendenti siano ben integrati e che non abbiano dubbi o domande. Questi meeting danno anche l'opportunità di rispondere velocemente ad ogni difficoltà e di modificare l'onboarding se necessario.

Migliori pratiche ed errori: punti chiave e cosa evitare

Come abbiamo visto, l'onboarding digitale può fare tutta la differenza tra un inizio di successo e una partenza difficile per i nuovi dipendenti.

Per ottimizzare il processi, ricordati le seguenti migliori pratiche e gli errori più comuni. Questo aiuterà tutti a evitare potenziali problemi nel futuro!

Migliori pratiche

• Formazione interattiva: Usa vari formati come moduli e-learning, webinar, quiz e virtual workshop per coinvolgere i nuovi dipendenti e rendere il processo di apprendimento diverso e coinvolgente.
• Definizione chiara degli obiettivi: Insieme ai nuovi dipendenti, imposta chiari obiettivi e aspettative per le prime settimane e i primi mesi. Questo aiuta a mantenere la concentrazione e a definire una direzione chiara.
• Assicura la conformità: Usa strumenti digitali come i gestori di documenti per assicurare che tutti i form siano compilati e che le regole chiave siano comprese. Le firme digitali e le prove di completamento di una formazione offrono una soluzione semplice e sicura.
• Integrazione sociale e culturale: La più grande difficoltà dell'onboarding digitale è quella di creare un vero sentimento di connessione. Usa dei programmi di tutoraggio e degli strumenti digitali per trasmettere i valori aziendali e favorire i legami sociali. Se possibile, completa queste misure con dei meeting in presenza come caffè o pranzi tra colleghi per approfondire quel senso di connessione.

Errori

• Dare troppe informazioni: Evita di sommergere i nuovi dipendenti con troppe informazioni tutte in una volta. Struttura il processo e fornisci le informazioni in diversi step gestibili o in diversi segmenti di tempo.
• Mancanza di supporto: Non lasciare i nuovi dipendenti da soli. Una mancanza di supporto, specialmente durante le prime settimane può causare frustrazione e insicurezza.
• Trascurare l'integrazione sociale: Senza misure mirate, i nuovi dipendenti possono rapidamente sentirsi isolati. Come detto prima, fai delle pause per caffè virtuali, frequenti meeting video e offri delle piattaforme digitali per gli scambi informali.
• Strutture inflessibili: Un programma di onboarding rigido che non bada ai bisogni delle persone può rapidamente diventare ineficiente. Aggiusta il processo al ruolo e ai requisiti specifici. Non è che tutto debba essere individualizzato, ma alcuni elementi sì.

Strumenti per creare onboarding digitali

Con gli strumenti giusti, puoi ottimizzare e automatizzare il tuo processo di onboarding digitale, e impostarlo secondo i bisogni dei tuoi nuovi dipendenti.

Easy LMS ti permette di progettare efficacemente ogni step del processo di onboarding e integrarlo senza difficoltà nel lavoro quotidiano. Inoltre, ti aiuta a guidare i processi di formazione e di apprendimento dei tuoi nuovi dipendenti  e a favorire in modo ottimale il loro sviluppo:

• Percorsi di apprendimento: Personalizza la formazione secondo i bisogni specifici dei tuoi dipendenti creando dei percorsi di apprendimento a dei contenuti che corrispondano ai loro ruoli e conoscenze.
• Contenuti di apprendimento interattivi per la formazione dei dipendenti: Usa i moduli interattivi, i video e i test per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e assicurarti che i contenuti formativi siano ben assimilati.
• Monitoraggio automatizzato dei progressi: Easy LMS ti aiuta a monitorare i progressi di apprendimento dei tuoi dipendenti. I report e le dashboard automatizzati aiutano a misurare il successo della formazione e a fare le modifiche necessarie.
• Gestione della formazione centralizzata: Gestisci tutte le attività e i materiali di apprendimento in un posto unico. Questo fa risparmiare del tempo nella gestione e ti permette di avere sempre una panoramica completa.

Detto questo: Easy LMS offre anche delle funzionalità complete per i consulenti e i coach che vogliono creare onboarding, valutazioni e workshop personalizzati - ovviamente il tutto è conforme al GDPR.

Risorse utili

• Haufe
• University of East London
• Bankingly

Domande frequenti