En komplett guide till framgångsrik digital onboarding

Definition: vad är digital onboarding?

Att onboarda nyanställda är alltid en komplex process

Att onboarda nyanställda är alltid en komplex process. Det handlar inte bara om att förmedla kunskap – utan också om att skapa trygghet, ge ett varmt välkomnande och hjälpa dem in i teamet på rätt sätt.

En balanserad mix av tydlig information, rätt stöd och social integration skapar bästa möjliga start.

Idag har HR-team och företagare tillgång till digitala verktyg som gör onboardingen betydligt enklare och mer effektiv.

Onboarding sker inte längre i ett traditionellt kontorslandskap, utan digitalt. Utbildningar, informationsdelning och teammöten sker online, ibland helt automatiserat. Verktyg som videor, webbinarier och e-learningmoduler gör processen både smidigare och mer flexibel.

Hur fungerar digital onboarding?

Föreställ dig att din resa in på företaget börjar redan innan första arbetsdagen! Vid digital onboarding följer du en tydlig plan. Du får tidigt tillgång till en centraliserad digital plattform där all viktig information och alla dokument om företaget och dina framtida arbetsuppgifter finns samlade på en plats.

Första dagen guidas du genom en onboardingportal som välkomnar dig med virtuella hälsningar, interaktiva utbildningar och engagerande moduler. Det ger dig en omfattande inblick i företagets värderingar, teamstrukturer och arbetsprocesser.

Och det bästa av allt? Under veckorna som följer kommer ytterligare utbildningstillfällen och regelbundna feedbackrundor göra att du snabbt kommer in i arbetet och är redo att börja jobba direkt!

Fördelar: varför digital onboarding är värd besväret

Digitala onboardingprocesser erbjuder en mängd fördelar:

• Flexibilitet: Digital onboarding ger dina nya kollegor goda förutsättningar oberoende av tid och plats. Det innebär en stor fördel, särskilt för team som arbetar på distans eller internationellt. De anställda kan gå igenom processen i sin egen takt och förbereda sig på bästa sätt inför sin nya roll.
• Automatisering och tidsbesparingar: Genom att automatisera flera steg, t.ex. utskick av dokument och e-learningmoduler blir onboardingprocessen snabbare och dessutom felfri. Det sparar värdefull tid och säkerställer att dina nya medarbetare är igång på nolltid.
• Materialet är alltid aktuellt: Eftersom allt lagras på en central plats kan presentationer och utbildningsinnehåll uppdateras och hanteras snabbt, vilket håller din onboarding aktuell.
• Enhetlighet och individanpassning: Nyanställda genomgår standardiserade utbildningar för att säkerställa att alla har samma grundläggande kunskaper. Innehållet är samtidigt flexibelt och kan skräddarsys specifikt för den aktuella rollen och individuella krav.
• En central informationskälla: All viktig information, allt utbildningsmaterial och alla dokument finns tillgängliga när som helst från en central plats. Det gör det enkelt för nyanställda att hitta alla resurser de behöver utan att behöva leta.

• Högre personalretention: Dåligt planerad onboarding kan göra att nya medarbetare känner sig överväldigade eller dåligt integrerade - vilket i värsta fall leder till att de säger upp sig i förtid. Professionell digital onboarding säkerställer att nya teammedlemmar känner sig välkomna och välutbildade.

Struktur: vad ingår i en lyckad digital onboarding?

En framgångsrik digital onboarding består av flera viktiga delar som tillsammans säkerställer en omfattande och effektiv introduktion för nya medarbetare.

Men nog med teori: hur ser det ut i praktiken?

Här är de viktigaste delarna i en framgångsrik digital onboarding:

1. Företagsintroduktion och värderingar

Effektiv onboarding börjar med en omfattande presentation av företaget

Effektiv onboarding börjar med en omfattande presentation av företaget. Nyanställda behöver förstå vad företaget står för, dess historia och hur allt är strukturerat. Det innefattar en översikt över vision, mission och grundvärderingar. Ledningsgruppen och de centrala kontoren bör också presenteras så att de nya medarbetarna får en tydlig bild av företaget.

2. Introduktion till företagets processer

Nyanställda behöver en tydlig översikt över centrala processer och arbetsflöden inom företaget, både företagsövergripande och avdelningsspecifika processer. En introduktion till programvaror, plattformar och interna kommunikationskanaler som används är också nödvändig för att hjälpa nya kollegor att snabbt navigera i företaget.

3. Obligatorisk och rollspecifik utbildning

Utbildning är en viktig del av onboardingen. Förutom obligatorisk utbildning bör du också erbjuda rollspecifika utbildningar. Dessa kan tillhandahållas som e-learningmoduler som kan läsas på ett flexibelt och individanpassat sätt. På så sätt säkerställer du att varje medarbetare får de färdigheter och kunskaper som är relevanta för deras befattning.

4. Centraliserade dokument och resurser

En stor fördel med digital onboarding är att alla viktiga dokument och resurser är lättillgängliga. Nyanställda bör ha tillgång till en central plattform där alla nödvändiga formulär, manualer och riktlinjer finns samlade. Med lösningar som Easy LMS är det enkelt att implementera detta.

5. Vanliga frågor (FAQ)

Ett välstrukturerat FAQ-avsnitt i onboardingverktyget gör mycket

Nyanställda kan ha många praktiska frågor under sina första veckor - om sjukfrånvaro, semesterplanering eller kontakter på HR-avdelningen. Ett välstrukturerat FAQ-avsnitt i onboardingverktyget besvarar dessa frågor snabbt och minskar osäkerheten hos de nyanställda.

6. Sociala nätverk och integration

Social integration spelar en avgörande roll i onboardingprocessen. Erbjud plattformar för utbyte och nätverkande med kollegor. Virtuella kaffemöten, chattgrupper eller interna sociala nätverk hjälper nyanställda att snabbt knyta kontakter och känna sig som en del av teamet.

7. Regelbundna avstämningar och feedback

Det är viktigt med regelbundna avstämningar för att säkerställa att de nyanställda är välintegrerade och inte har några obesvarade frågor. Dessutom ger dessa möten möjlighet att reagera tidigt på eventuella utmaningar och justera onboardingprocessen om det behövs.

Bästa praxis och no-go's: viktiga frågor och vad man bör undvika

Som vi ser kan digital onboarding utgöra skillnad mellan en lyckad och en tuff start för nya kollegor.

För att optimera den här processen och undvika potentiella problem har vi sammanställt bästa praxis och vanliga misstag!

Bästa praxis

• Interaktiva utbildningar: Använd olika format som e-learningmoduler, webbinarier, frågesporter och virtuella workshops för att engagera nya medarbetare och göra inlärningsprocessen engagerande.
• Tydlig målsättning: Sätt upp tydliga mål och förväntningar för de första veckorna och månaderna tillsammans med dina nyanställda. Det hjälper till att fokusera och skapa en tydlig riktning.
• Upprätthåll efterlevnad: Använd digitala verktyg som dokumenthanterare för att säkerställa att alla formulär är ifyllda och att alla viktiga regler är förstådda. Digitala signaturer och intyg på genomförd utbildning är en enkel och säker lösning.
• Kulturell och social integration: Den största utmaningen med digital onboarding är att skapa en verklig känsla av samhörighet bland personalen. Använd mentorprogram och digitala verktyg för att förmedla företagets värderingar och skapa sociala band. Komplettera om möjligt dessa åtgärder med personliga möten som kaffe- eller lunchmöten för att stärka känslan av gemenskap.

No-go's

• Informationsöverflöd: Undvik att överväldiga nyanställda med för mycket information på en gång. Strukturera processen och ge information i hanterbara steg eller tidsintervaller.
• Brist på stöd: Lämna inte nyanställda ensamma. Brist på stöd, särskilt under de första veckorna, kan leda till frustration och osäkerhet.
• Bristande social integration: Utan riktade åtgärder kan nyanställda snabbt känna sig isolerade. Som vi nämnde ovan kan du använda virtuella kaffepauser, regelbundna videoavstämningar och digitala plattformar för informella utbyten.
• Rigida strukturer: Ett fyrkantigt onboardingprogram som inte tillgodoser individuella behov kan snabbt bli ineffektivt. Anpassa processen till rollen och de specifika kraven. Allt behöver inte vara individanpassat, men vissa delar bör vara det.

Verktyg för att skapa digital onboarding

Med rätt verktyg kan du optimera och automatisera den digitala onboardingprocessen och skräddarsy den efter dina nya kollegors behov.

Med Easy LMS kan du effektivt utforma varje steg i onboardingprocessen och sömlöst integrera den i det dagliga arbetet. Dessutom hjälper vi dig att styra inlärnings- och utbildningsprocessen för dina nya medarbetare och främjar deras utveckling på ett optimalt sätt:

• Inlärningsvägar: Anpassa utbildningen efter dina medarbetares specifika behov genom att skapa inlärningsvägar och innehåll som matchar deras roller och kunskaper.
• Interaktivt inlärningsinnehåll för personalutbildningar: Använd interaktiva moduler, videor och tester för att öka medarbetarnas engagemang och säkerställa att utbildningsinnehållet förmedlas på ett effektivt sätt.
• Automatiserad spårning av framsteg: Easy LMS hjälper dig att övervaka dina anställdas inlärningsframsteg. Automatiserade rapporter och instrumentpaneler hjälper till att mäta utbildningens framgång och göra nödvändiga justeringar.
• Centraliserad utbildningsadministration: Hantera alla utbildningsaktiviteter och allt utbildningsmaterial på ett och samma ställe. Detta sparar tid vid organiseringen och säkerställer att du alltid har en överblick.

Förresten: Easy LMS erbjuder också omfattande funktioner för konsulter och coacher som vill skapa skräddarsydd onboarding, bedömningar och workshops - givetvis helt GDPR-kompatibla.

Läs vidare

• Haufe
• University of East London
• Bankingly

FAQ (vanliga frågor)