Skuteczny cyfrowy onboarding: kompleksowy przewodnik

Definicja: czym jest cyfrowy onboarding?

Wdrażanie nowych pracowników zawsze jest złożonym procesem.

Wdrażanie nowych pracowników zawsze jest złożonym procesem. Nie polega ono wyłącznie na przekazaniu wiedzy – jest także ciepłym powitaniem
i ma na celu właściwą integrację nowo zatrudnionych z zespołem.

Odpowiednie połączenie przejrzystych informacji, ukierunkowanego wsparcia
i integracji społecznej zapewnia płynny start.

Obecnie zespoły HR i właściciele firm mają dostęp do narzędzi cyfrowych, które dalece upraszczają i usprawniają proces onboardingu.

Wdrażanie nie odbywa się już w tradycyjnym biurze, ale cyfrowo. Szkolenia, wymiana informacji i spotkania zespołu są przeprowadzane online, a nierzadko nawet automatycznie. Elementy takie jak filmy, webinaria i moduły
e-learningowe sprawiają, że proces ten jest bardziej wydajny i elastyczny.

Jak działa cyfrowy onboarding?

Wyobraź sobie, że Twoja podróż w firmie zaczyna się jeszcze przed pierwszym oficjalnym dniem pracy! W cyfrowym onboardingu wszystko przebiega według jasnego planu. Uzyskujesz wczesny dostęp do scentralizowanej platformy cyfrowej – tutaj znajdują się wszystkie kluczowe informacje i dokumenty dotyczące firmy oraz Twoich przyszłych zadań.

Pierwszego dnia portal onboardingowy pełni rolę strony wdrażającej – przywita Cię wirtualnymi powitaniami, przeprowadzi interaktywne szkolenia i zapozna
z angażującymi modułami. Takie rozwiązanie pozwala uzyskać kompleksowy wgląd w wartości firmy, struktury zespołów i przepływy pracy.

A najlepsze jest to, że w kolejnych tygodniach odbędziesz dodatkowe sesje szkoleniowe i weźmiesz udział w regularnych rundach informacji zwrotnych, aby szybko się zaaklimatyzować i być gotowym(-ą) do niezwłocznego rozpoczęcia pracy!

Korzyści: dlaczego procesy cyfrowego onboardingu
są wartościowym rozwiązaniem?

Procesy cyfrowego onboardingu oferują szeroki wachlarz korzyści:

• Elastyczność: Bez względu na to, gdzie znajdują się Twoi nowi pracownicy – cyfrowy onboarding doskonale się sprawdza niezależnie od lokalizacji
  i czasu. To świetne rozwiązanie, szczególnie w przypadku zespołów zdalnych lub międzynarodowych. Pracownicy mogą przejść przez proces wdrożenia we własnym tempie i doskonale przygotować się do objęcia nowego stanowiska.
• Automatyzacja i oszczędność czasu: Dzięki automatyzacji wielu etapów, takich jak dystrybucja dokumentów lub modułów e-learningowych, proces wdrażania staje się nie tylko szybszy, ale także pozbawiony błędów. Oszczędza to cenny czas, a nowi pracownicy są o wiele szybciej gotowi do podjęcia pracy.
• Zawsze aktualne: Ponieważ wszystko jest przechowywane w jednym centralnym miejscu, prezentacje i treści szkoleniowe mogą być sprawnie aktualizowane i zarządzane – właśnie dlatego onboarding zawsze pozostaje aktualny.
• Spójność i personalizacja: Nowi pracownicy przechodzą ustandaryzowane szkolenie, co gwarantuje, że wszyscy opanują tę samą podstawową wiedzę. Jednocześnie treści są elastyczne i mogą być dostosowane do określonego stanowiska i indywidualnych wymagań.
• Scentralizowane źródło informacji: Wszystkie ważne informacje, materiały szkoleniowe i dokumenty są cały czas dostępne w centralnej lokalizacji. Ułatwia to nowym pracownikom znalezienie wszystkich potrzebnych zasobów bez konieczności poświęcania czasu na wyszukiwanie.
• Lepsza retencja pracowników: Źle zaplanowany onboarding może sprawić, że nowi pracownicy poczują się przytłoczeni lub nie zintegrują się
  z zespołem – co w najgorszym przypadku doprowadzi do wczesnych rezygnacji. Profesjonalny cyfrowy onboarding zapewnia, że nowi członkowie zespołu czują się mile widziani i dobrze przeszkoleni.

Struktura: co obejmuje skuteczny cyfrowy onboarding?

Skuteczny cyfrowy onboarding składa się z szeregu kluczowych elementów, które w połączeniu zapewniają wszechstronne i odpowiednie wdrożenie nowych pracowników.

Dość teorii. Przejdźmy do konkretów: jak to wygląda w praktyce?

Oto główne elementy udanego cyfrowego onboardingu:

1. Zapoznanie z firmą i jej wartościami

Rzetelny onboarding zaczyna się od gruntownego zapoznania z firmą.

Rzetelny onboarding zaczyna się od gruntownego zapoznania
z firmą. Nowi pracownicy powinni zrozumieć, co reprezentuje sobą firma, poznać jej historię oraz strukturę organizacyjną. Obejmuje to przegląd wizji, misji i podstawowych wartości. Należy również przedstawić zespół kierowniczy i główne lokalizacje, aby nowi pracownicy mieli jasny obraz struktury firmy.

2. Zapoznanie z procesami stosowanymi w firmie

Nowi pracownicy muszą poznać kluczowe procesy i przepływy pracy w firmie –dotyczy to procesów ogólnofirmowych i tych w poszczególnych działach. Należy również przedstawić stosowane narzędzia programowe, platformy
i wewnętrzne kanały komunikacji. Są one niezbędne dla pomocy nowym kolegom i koleżankom w szybkim poruszaniu się po firmie.

3. Obowiązkowe i specyficzne dla stanowiska szkolenia

Szkolenie stanowi istotny element wdrożenia. Oprócz szkoleń obowiązkowych należy także zaoferować szkolenia właściwe dla danego stanowiska. Mogą to być moduły e-learningowe, które można ukończyć we własnym tempie. Dzięki temu mamy pewność, że każdy pracownik nabędzie umiejętności i wiedzę odpowiednią dla zajmowanego stanowiska

4. Scentralizowane dokumenty i zasoby

Główną zaletą cyfrowego onboardingu jest przystępność wszystkich ważnych dokumentów i zasobów. Nowi pracownicy powinni mieć dostęp do centralnej platformy, na której z łatwością znajdą wszystkie niezbędne formularze, instrukcje i wytyczne. W takiej sytuacji doskonale sprawdzają się rozwiązania takie jak Easy LMS, które usprawniają cały proces wdrożenia.

5. Często zadawane pytania (FAQ)

Dobrze zorganizowana sekcja FAQ w narzędziu onboardingowym jest pomocna.

Nowi pracownicy
w pierwszych tygodniach pracy często mają wiele praktycznych pytań. Zazwyczaj dotyczą one zwolnień lekarskich, planowania urlopów czy kontaktów w dziale HR. Dobrze zorganizowana sekcja FAQ w narzędziu onboardingowym zapewnia szybkie odpowiedzi na te pytania, niwelując wszelkie wątpliwości nowo zatrudnionych.

6. Integracja ze społecznością i networking

Integracja ze społecznością odgrywa kluczową rolę w procesie wdrażania. Zapewnij platformy do wymiany i nawiązywania kontaktów ze współpracownikami. Wirtualne spotkania przy kawie, czat grupowy lub wewnętrzne sieci społecznościowe pomagają nowym pracownikom szybko nawiązać relacje i poczuć się częścią zespołu.

7. Regularne spotkania weryfikacyjne i informacje zwrotne

Regularne spotkania weryfikacyjne są niezbędne, aby upewnić się, że nowi pracownicy są dobrze zintegrowani i uzyskali odpowiedzi na wszystkie pytania. Dzięki takim spotkaniom możemy odpowiednio wcześnie zareagować na wszelkie wyzwania i w razie potrzeby dostosować proces wdrażania.

Najlepsze praktyki i czego unikać

Jak dało się zauważyć, cyfrowy onboarding wpływa na to, czy nowi pracownicy będą mieli udany start w firmie, czy będzie to dla nich czas pełen wyzwań.

W celu optymalizacji tego procesu należy pamiętać o stosowaniu poniższych polecanych praktyk i wystrzeganiu się typowych błędów. Dzięki temu unikniemy wielu kłopotów i nieporozumień w późniejszym czasie!

Pozostałe najlepsze praktyki

• Przeprowadzaj interaktywne szkolenia: Korzystaj z różnych formatów, takich jak moduły e-learningowe, webinaria, quizy i wirtualne warsztaty, aby zaangażować nowych pracowników i sprawić, że proces nauki będzie urozmaicony i wciągający.
• Wyznaczaj jasne cele: Wraz z nowymi pracownikami ustalcie jasne cele
  i oczekiwania na kilka pierwszych tygodni i miesięcy. Sprzyja to utrzymaniu koncentracji i tworzy jasny kierunek.
• Zapewnij zgodność: Korzystaj z narzędzi cyfrowych, takich jak menedżery dokumentów, aby mieć pewność, że wszystkie formularze zostały wypełnione, a kluczowe zasady są zrozumiałe. Podpisy cyfrowe i dowody ukończenia szkolenia stanowią proste i bezpieczne rozwiązanie.
• Zadbaj o integrację kulturową i społeczną: Największym wyzwaniem
  w cyfrowym onboardingu jest stworzenie prawdziwego poczucia więzi. Korzystaj z programów mentorskich i narzędzi cyfrowych, aby przekazywać wartości firmy i wspierać więzi społeczne. Jeśli to możliwe, wzbogać te środki o osobiste spotkania, takie jak spotkania przy kawie lub lunchu, aby pogłębić poczucie więzi.

Sytuacje, których należy unikać

• Przeładowanie informacjami: Unikaj przytłaczania nowych pracowników zbyt dużą ilością informacji na raz. Ustrukturyzuj proces i dostarczaj informacje
  w łatwych do opanowania krokach lub segmentach czasowych.
• Brak wsparcia: Nie zostawiaj nowych pracowników samych sobie. Brak wsparcia, zwłaszcza w pierwszych tygodniach, może prowadzić do frustracji i niepewności.
• Zaniedbanie integracji społecznej: Bez ukierunkowanych działań, nowi pracownicy mogą szybko poczuć się odizolowani. Jak wspomnieliśmy powyżej, korzystaj z wirtualnych przerw na kawę, regularnych spotkań wideo i platform cyfrowych do nieformalnej wymiany informacji.
• Nieelastyczne struktury: Sztywny program wdrażania, który nie zaspokaja indywidualnych potrzeb, może szybko stać się nieskuteczny. Dostosuj proces do stanowiska i konkretnych wymagań. Nie wszystko musi być zindywidualizowane, ale niektóre elementy powinny.

Narzędzia do cyfrowego onboardingu

Odpowiednie narzędzia pozwalają zoptymalizować i zautomatyzować proces cyfrowego onboardingu oraz dostosować go do potrzeb nowych pracowników.

Z Easy LMS zaprojektujesz każdy etap skutecznego procesu onboardingu
i płynnie zintegrujesz go z codzienną pracą. Co więcej, nasz system pomaga kierować procesem uczenia się i szkolenia nowych pracowników oraz optymalnie wspiera ich rozwój:

• Ścieżki edukacyjne: Dostosuj szkolenia do konkretnych potrzeb pracowników, tworząc ścieżki edukacyjne i treści dopasowane do ich stanowisk i wiedzy.
• Interaktywne treści edukacyjne dla szkoleń pracowników: Korzystaj
  z interaktywnych modułów, filmów i testów, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników i zapewnić skuteczny przekaz treści szkoleniowych.
• Automatyczne śledzenie postępów: Easy LMS monitoruje postępy pracowników w nauce. Zautomatyzowane raporty i pulpity nawigacyjne pomagają mierzyć skuteczność szkoleń i wprowadzać niezbędne korekty.
• Scentralizowane zarządzanie szkoleniami: Zarządzaj wszystkimi działaniami szkoleniowymi i materiałami edukacyjnymi z jednego miejsca. To rozwiązanie skraca czas potrzebny na organizację i zapewnia bieżący przegląd.

Przy okazji: Easy LMS oferuje również wszechstronne funkcje dla konsultantów i trenerów, którzy chcą opracowywać spersonalizowane szkolenia onboardingowe, oceny i warsztaty – oczywiście są one w zgodne z RODO.

Przydatne zasoby

• Haufe
• University of East London
• Bankingly

Często zadawane pytania