Onboarding digital de sucesso: um guia completo

Definição: o que é o onboarding digital?

Fazer o onboarding de novos funcionários sempre é um processo complexo

Fazer o onboarding de novos funcionários sempre é um processo complexo. Não é apenas uma questão de repassar conhecimento, mas também de integrá-los bem à equipe e recebê-los bem.

Um equilíbrio entre informações claras, suporte direcionado e integração social garante que o início seja o mais tranquilo o possível.

Hoje em dia, equipes de RH e administradores de empresas podem acessar ferramentas digitais que simplificam e facilitam significativamente o processo de onboarding.

O onboarding não ocorre mais no contexto tradicional do escritório, mas sim digitalmente. Treinamentos, compartilhamento de informações e reuniões ocorrem online, às vezes automaticamente. Elementos, como vídeos, webinários e módulos de e-learning tornam o processo mais eficiente e flexível.

Como o onboarding digital funciona?

Imagine que sua jornada na empresa começa até antes do seu primeiro dia oficial na empresa! No onboarding digital, tudo segue um plano claro. Você recebe um acesso antecipado a uma plataforma digital centralizada em que todas as informações essenciais e documentos sobre a empresa e suas tarefas futuras estão convenientemente disponíveis em um único lugar.

No seu primeiro dia, você é guiado por um portal de onboarding que recebe você com cumprimentos digitais, treinamentos interativos e módulos estimulantes. Isso fornece a você um entendimento amplo dos valores, estruturas de equipe e processos de trabalho da empresa.

E o melhor de tudo? Nas semanas a seguir, sessões de treinamento adicionais e rodadas de feedback regulares garantem que você irá se adaptar rapidamente e estará pronto para começar a trabalhar de imediato!

Vantagens: por que processos de onboarding digitais valem a pena

Processos de onboarding digital oferecem uma variedade de vantagens:

• Flexibilidade: independentemente da localização dos seus funcionários novos, o onboarding digital os prepara bem, em qualquer local e hora. É um grande benefício, em especial para equipes remotas ou internacionais. Os funcionários podem realizar o processo no seu próprio ritmo, se preparando perfeitamente para seus novos cargos.
• Automação e economia de tempo: graças à automação de vários passos, como distribuição de documentos ou de módulos de e-learning, o processo de onboarding se torna não somente mais rápido, mas também livre de erros. Isso economiza tempo valioso e garante que os seus funcionários novos comecem a trabalhar em pouco tempo.
• Atualização constante: como tudo é armazenado em um local centralizado, apresentações e conteúdo de treinamento podem ser atualizados e administrados rapidamente, atualizando sempre o seu onboarding.
• Consistência e customização: novos funcionários passam por um treinamento padronizado para garantir que todos tenham o mesmo conhecimento básico. Ao mesmo tempo, o conteúdo é flexível e pode ser adaptado especificamente ao cargo e requisitos individuais.
• Fonte centralizada de informações: todas as informações, material de treinamento e documentos importantes ficam acessíveis o tempo todo em uma localização centralizada. Isso facilita que novos funcionários encontrem todos os recursos de que precisam sem uma busca demorada.
• Retenção aprimorada de funcionários: um onboarding mal planejado pode fazer com que novos funcionários se sintam sobrecarregados e mal integrados, levando a demissões precoces no pior dos casos. Um onboarding digital profissional garante que novos membros da equipe se sintam bem recebidos e bem treinados.

Estrutura: o que um bom onboarding digital inclui?

O onboarding digital de sucesso é composto de diversos elementos essenciais que coletivamente garantem uma introdução completa e eficaz para novos funcionários.

Vamos aos detalhes: como funciona na prática? Chega de teoria: vamos direto ao ponto!

Confira os elementos principais de um onboarding digital de sucesso:

1. Introdução da empresa e valores

Um onboarding robusto se inicia com uma apresentação completa da empresa

Um onboarding robusto se inicia com uma apresentação completa da empresa. Novos funcionários devem entender o que a empresa representa, sua história e como tudo está estruturado. Isso inclui um resumo da visão, missão e valores essenciais. A equipe de liderança e principais localizações também devem ser apresentadas para que os novos funcionários tenham uma ideia clara da empresa.

2. Introdução aos processos da empresa

Novos funcionários precisam de uma visão geral clara dos processos principais e fluxos de trabalho dentro da empresa, incluindo processos universais e de departamentos individuais. Uma introdução a ferramentas de software, plataformas e canais de comunicação interna usados também é essencial para ajudar novos colegas a entenderem rapidamente a empresa.

3. Treinamento obrigatório e específico ao cargo

O treinamento é uma parte essencial do onboarding. Além do treinamento obrigatório, você também deve oferecer um treinamento específico aos cargos individuais. Podem ser disponibilizados como módulos de e-learning que podem ser realizados de maneira flexível e individual. Isso garante que todos os funcionários adquiram as competências e conhecimento relevante aos seus respectivos cargos.

4. Documentos e recursos centralizados

Uma das vantagens principais do onboarding digital é o acesso fácil a todos os documentos e recursos importantes. Novos funcionários devem ter acesso a uma plataforma centralizada em que todos os formulários, manuais e orientações necessários se encontram. Soluções como o Easy LMS tornam essa implementação algo simples.

5. Perguntas frequentes

Uma seção de perguntas frequentes bem estruturada na ferramenta de onboarding ajuda

Novos funcionários muitas vezes têm perguntas práticas nas primeiras semanas, sobre licenças médicas, planejamento de férias e contatos do departamento de RH. Uma seção de perguntas frequentes bem estruturada na ferramenta de onboarding ajuda a responder esses pontos rapidamente, resolvendo incertezas de novos contratados.

6. Networking e integração social

A integração social desempenha um papel essencial no processo de onboarding. Ofereça plataformas para trocas e networking entre colegas. Reuniões virtuais, chats em grupo ou redes sociais internas ajudam novos funcionários a criarem conexões rapidamente e se sentirem parte da equipe.

7. Check-ins e feedbacks regulares

Check-ins regulares são essenciais para garantir que novos funcionários estejam bem integrados sem questões pendentes. Essas reuniões também oferecem uma oportunidade para responder rapidamente a quaisquer desafios e ajustar o processo de onboarding quando necessário.

Melhores práticas e o que se evitar: pontos essenciais e o que não fazer

Como observamos, o onboarding digital pode fazer toda a diferença entre um início de sucesso e um começo difícil para novos funcionários.

Para otimizar esse processo, lembre-se de seguir as melhores práticas e evitar erros comuns. Isso irá ajudar todos os envolvidos a evitarem problemas no futuro!

Outras melhores práticas

• Treinamento interativo: use diversos formatos, como módulos de e-learning, webinars, quizzes e workshops virtuais para estimular novos funcionários e tornar o processo de aprendizagem mais diversificado e estimulante.
• Definição de objetivos claros: com os novos funcionários, estabeleça objetivos e expectativas claras para as primeiras semanas e meses. Isso ajuda a manter o foco e cria um direcionamento claro.
• Garanta o compliance: use ferramentas digitais como gerenciadores de documentos para garantir que todos os formulários sejam preenchidos e que as regras principais sejam compreendidas. Assinaturas e comprovações digitais de um treinamento finalizado fornecem uma solução simples e segura.
• Integração cultural e social: o maior desafio no onboarding digital é criar um sentimento de conexão real. Use programas de mentoria e ferramentas digitais para demonstrar os valores da empresa e fomentar vínculos sociais. Se possível, complemente essas medidas com reuniões presenciais como um café ou almoços para aprofundar essa conexão.
  

O que não fazer

• Excesso de informações: evite sobrecarregar novos funcionários com informações demais de uma só vez. Estruture o processo e forneça informações em passos ou segmentos viáveis.
• Falta de suporte: não deixe seus funcionários sozinhos. Uma falta de suporte, em especial nas primeiras semanas, pode levar a frustrações e incertezas.
• Negligenciar a integração social: sem medidas direcionadas, os novos funcionários podem começar rapidamente a se sentirem isolados. Como mencionamos acima, use encontros virtuais, check-ins por vídeo rotineiros e plataformas digitais para trocar informações.
• Estruturas inflexíveis: um programa de onboarding rígido que não atende a necessidades individuais pode logo se tornar ineficaz. Ajuste o processo ao cargo e requisitos específicos. Nem tudo precisa ser individualizado, mas alguns elementos precisam ser.

Ferramentas para criar onboardings digitais

Com as ferramentas certas, você pode otimizar e automatizar o processo de onboarding digital e ajustá-lo às necessidades dos seus novos funcionários.

O Easy LMS possibilita que você projete de forma eficaz todos os passos do processo de onboarding e os integre facilmente na sua rotina de trabalho. Além disso, ele ajuda a direcionar o processo de aprendizagem e treinamento dos seus novos funcionários e fomenta o desenvolvimento deles da maneira ideal:

• Trilhas de aprendizagem: personalize o treinamento às necessidades específicas dos seus funcionários ao criar trilhas de aprendizagem e conteúdo que correspondam a seus cargos e conhecimentos.
• Conteúdo de aprendizagem interativo para treinamento de funcionários: use módulos interativos, vídeos e testes para impulsionar o engajamento de funcionários e garantir que o conteúdo de aprendizagem seja transmitido de maneira efetiva.
• Monitoramento automático de progresso: o Easy LMS auxilia no monitoramento do progresso de aprendizado dos funcionários. Relatórios automatizados e painéis ajudam a mensurar o sucesso do treinamento e a realizar os ajustes necessários.
• Gestão centralizada de treinamentos: gerencie todas as suas atividades de treinamento e materiais de aprendizagem em um único local. Dessa forma se gasta menos tempo na organização e há a garantia de uma visão geral constante.

Aliás: O Easy LMS também oferece recursos completos para consultores e instrutores que querem criar onboardings, avaliações e workshops personalizados (obviamente em conformidade com o GDPR).

Recursos úteis

• Haufe
• University of East London
• Bankingly

Perguntas frequentes